منشور پروژه

چطور منشور پروژه تهیه کنیم

 

یک پروژه کوچیک را فرض کنید؛ مثلا قرار است در شرکت یک نرم‌افزار مدیریت اسناد راه‌اندازی کنید. ماجرا این است که مدیرعامل و مدیران ارشد شرکت درحال برگزاری جلسه ای درخصوص انجام و یا عدم انجام این پروژه در شرکت هستند. در نهایت دسته‌جمعی به این نتیجه می‌رسند که این کار به نفع شرکت است و بهتر است انجام شود. مدیر عامل از مدیرهای ارشد شرکت می‌پرسد که چه کسی حاضراست مسئولیت این کار را به عهده بگیرد و یکی از آن‌ها این مسئولیت رو قبول می‌کند. آن مدیر ارشد و مدیر عامل بلند می‌شوند، با هم دست می‌دهند و مدیر عامل ضمن تشکراز مدیر ارشد برای او آرزوی موفقیت هم می‌کند.
الان این‌جا چه اتفاق‌هایی افتاد؟
اول این‌که پروژه به عهده یک مدیر ارشد گذاشته شد. این به این معنی نیست که آن مدیر ارشد، مدیر پروژه هم می‌شود؛ نه، آن می‌شود مالک پروژه. دلیلش هم این است که هر پروژه‌ای نیاز نفوذ و قدرت یک مدیر ارشد دارد. در پم‌باک به این شخص حامی پروژه  (Sponsor) و تو پرینس۲ Executive  مینامند.
آن جایی که در جلسه بحث نرم‌افزار پیش کشیده شد و بررسی پروژه را شروع کردن هم می‌شود جرقه پروژه  (project mandate) .
مرحله بعدی این است که آن مدیر ارشد باید مدیر پروژه انتخاب کند. مثلا با مسئول واحد IT، مسئول واحد کنترل پروژه، مسئول دبیرخونه یا کس دیگری مذاکره می‌کند و توافق می‌کنند. از حالا به بعد آن شخص می‌شود مدیر پروژه.
حالا اگر شما آن مدیر ارشد بودین؛ به نظرشما جالب است اگر کار را شروع کنید، بعد از آن متوجه شوید که پول کافی برای این پروژه اختصاص نمی‌دهند؟ یا این‌که از اول مشخص بوده که پروژه عدم قطعیت‌های زیادی دارد و حتی موفقیت محصولش تضمین شده نیست و با پذیرش این واقعیت پروژه رو شروع کرده اید، ولی بعد در آخر که محصول موفق نشده شما مقصر شناخته شوید؟ یا این‌که بقیه موافق انجام پروژه در ۳ ماه بوده اند و مدنظر شما  ۶ ماهه بوده است و در نهایت احساس کردید همه موافقت کرده اند که ۶ ماهه انجام شود، ولی  درآخر مورد بازخواست قرار بگیرید که چرا پروژه ۳ ماهه به اتمام نرسیده است؟
برای این‌که جلوی بروز این اتفاق‌ها رو بگیریم، مدیر ارشد و مدیر پروژه در جلسه ای تعریفی کلی از پروژه تهیه می‌کنند و در آن هزینه‌ای که تخصیص داده شده، مدت زمان، ریسک‌های کلان، توجیه‌پذیری، تعریف کلی محصول، منابعی که لازم دارد و امثال این اطلاعات را قرار میدهند. مدیر ارشد آن سند را در جلسه‌ای با حضور مدیر عامل و همان مدیران ارشد که دفعه قبل درجلسه حضور داشته اند برده و نظر خود را در قالب سند تنظیم شده ارائه میدهد و از حاظرین در جلسه درخصوص رد و یا قبول آن ، نظرخواهی میکند. اگه لازم باشد مذاکره‌هایی انجام می‌شود و در نهایت سند تایید می‌شود. این سند مثل یه قرارداد بین سازمان و مدیر ارشد میماند، و همان چیزی است که پم‌باک به آن منشور پروژه (project charter) مینامد و نزدیک به چیزی است که در پرینس۲ حکم پروژه (project brief) نامیده باشد.
یک اتفاق مهم اینست که برای تهیه این منشور مطالعاتی انجام شده که در جلسه اولیه احتمالا به آن توجه نشده بوده است. در نتیجه الان تصویر دقیق‌تری از پروژه وجود داشته و همه می‌توانند به اتفاق تصمیم بگیرند که پروژه انجام شود یا خیر. مثلا ممکن است در این مطالعات مشخص شود که مقدار هزینه‌ای که با محصول این پروژه صرفه‌جویی می‌شود کمتر از آن چیزی است که قبلا فکر شده بوده است و از طرف دیگه هزینه‌ آن هم بیشتر از انتظار اولیه‌ میباشد. ممکن است تصمیم بر این شود که پروژه مقرون به صرفه نیست و ادامه داده نشود.
از نظر پرینس۲ همه این کارها بخشی از فرآیند راه‌اندازی پروژه (starting up a project) میشوند.
در نهایت، بعد ازاین‌که قرارداد بین مدیر ارشد و سازمان بسته شد، یعنی منشور پروژه تایید شد، نوبت به قرارداد بین مدیر پروژه و مدیر ارشد می‌رسد. این قرارداد همون برنامه پروژه‌ خواهد بود که در پرینس۲ به آن سند آغازش پروژه   (Project Initiation Documentation) و در پم‌باک برنامه مدیریت پروژه(Project Management Plan) نامیده میشود. این برنامه تهیه می‌شود و وقتی به تایید برسد یعنی قراردادی بین مدیر پروژه و مدیر ارشد بسته شده است؛ مدیر پروژه محصول پروژه رو تهیه می‌کند و مدیر ارشد منابع را در اختیارش قرار میدهد. این قرارداد را می‌شود نسخه تفصیلی منشور پروژه دانست، که در هر حال باید با هم سازگار باشند.
در این فرآیند مطالعه پروژه خیلی دقیق‌تر می‌شود. در واقع راه‌اندازی پروژه به این معنی است که پروژه ارزش مطالعات بیشتر (آغازش/برنامه‌ریزی) را دارد. در این شرایط که مطالعات کامل انجام شده است و سند آغازش پروژه یا برنامه مدیریت پروژه تهیه شده با دقت خیلی بیشتری میتوان تصمیم گرفت که پروژه مقرون به صرفه است یا خیر. در نتیجه در این مرحله یک بار دیگر باید بررسی انجام شود. اگه نتیجه مثبت باشد، کارهای اجرایی پروژه شروع می‌شوند (قطعا قبل از تکمیل برنامه‌ریزی قرار نیست پروژه اجرا شود).
این بخش از کار فرآیند آغازش پروژه (initiating a project) پرینس۲نامیده میشود.

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *